De Ambtenaren-mores
Als ambtenaar werkt u in een mooie omgeving. Dagelijks werkt u aan het algemeen belang.

Vandaag de 7 ongeschreven regels (‘krachten’), die u als ambtenaar moet weten om optimaal te kunnen functioneren.

Ongetwijfeld doet u er uw voordeel mee door de mores te (her)kennen. Mores zijn ongeschreven regels, die niet op schrift gesteld worden.

Mores 
Regels voor hoe je je moet gedragen binnen een bepaalde groep
Vertaling Mores, Van Dale

De 7 ongeschreven regels:

1 Er zijn ongeschreven regels (krachten). Deze gelden voor elke ambtenaar; 
de politiek is overal aanwezig.
U hoeft zich niet aan de ongeschreven regels vast te houden. U kunt ze negeren.

Wie zich niet aan de mores houdt, zal er niet direct op aangesproken worden -en er staan niet direct sancties op- aangezien uit hun aard mores ongeschreven zijn.

Toch kunt u veel frustraties en irritaties voorkomen door te beseffen dat er ongeschreven regels zijn. Ze hebben invloed op uw functioneren.

 

Politieke druk

Spelen hier ongeschreven regels?

–> AMBTELIJKE VAARDIGHEID 1:
Weet dat u altijd een keuze heeft. (H)erken ongeschreven regels.

 

2 Ongeschreven regels zijn soms belangrijker dan de geschreven regels
In uw organisatie is een gedragscode. Besef dat de ongeschreven regels (lees: mening / interpretatie) soms doorslaggevender zijn, dan de geschreven regels.

Waarom mag bijvoorbeeld de ene ambtenaar altijd te laat, in de vergadering, komen en de andere niet.

Gedragscode ambtenaren

Voorbeeld gedragscode gemeente (voorkant gedragscode gemeente Eindhoven)

–> AMBTELIJKE VAARDIGHEID 2:
Ken de gedragscode van de eigen organisatie en handel binnen de kaders. Bespreek in het functionerings- /evaluatiegesprek eventuele onduidelijkheden. 

3 De ongeschreven regels veranderen continu
Zoals in eerdere blogs is geschreven, zijn er meerdere waarheden. Tevens verandert de waarheid continu.

“Wie regels wil breken, moet ze eerst begrijpen”

Kernpunt is dat we bij het functioneren niet-uitgesproken regels volgen.

Ongeschreven regels komen voort uit de manier waarop uw leiding (ambtelijk en politiek) zich gedraagt -hun handelingen en hun uitspraken- alsook uit de manier waarop het bestuur de geschreven regels interpreteert.

Zo mag de ene directeur buiten het reces op de vakantie, een clusterhoofd tijdens werktijd een managementcursus volgen en een secretaresse mag tijdens werktijd de kinderen ophalen.

Het zijn allemaal adhoc-situaties met geschreven regels, die ongeschreven worden geïnterpreteerd. Brand daar, als gemeentesecretaris, niet uw handen aan….

Ongeschreven regels van overheid

De ongeschreven regels veranderen continu (afhankelijk van de politieke setting)

–> AMBTELIJKE VAARDIGHEID 3:
Luisteren, samenvatten, doorvragen…. (in de  volgorde: LSD)

4 Ambtenaren die promotie krijgen, hoeven niet de meest gekwalificeerde te zijn
Ambtenaren, managers en politieke bestuurders zijn net mensen: ze willen aandacht, respect en het gevoel krijgen dat ze u kunnen vertrouwen. Als ambtenaar dient u hun wensen correct in te vullen.

Zonder vertrouwen van de baas (en zonder het hebben van een gun-factor) wordt het maken van promotie lastig. Hoe dit precies werkt, in het hoofd van de baas, is ongeschreven.

ambtenaren promotie

Het ambtelijk leven valt beter te begrijpen, als beseft wordt dat de ambtenaren die promotie krijgen, niet persé de meest gekwalificeerde zijn. Er spelen (ook) andere krachtenvelden.

Als iemand een promotie krijgt, wordt deze in de meeste gevallen ook geaccepteerd. Dit gaat gepaard met stijgende verwachtingen en verantwoordelijkheden. Binnen de overheid wordt ook weleens gesproken over het Peter Principle.

Peter principle
In een hiërarchie stijgt elke werknemer tot zijn niveau van incompetentie. De theorie stelt dat als dit proces maar lang genoeg doorgaat, elke werknemer zijn niveau van incompetentie bereiken.
Organisatiekunde, Laurence Peter

Bij de overheid groeit een ambtenaar automatisch door de diverse loonschalen (en bijbehorende verantwoordelijkheden). Totdat hij/zij op een moment geconfronteerd wordt met de benodigde vaardigheden die overschat worden….
….dan ontstaat er een ERROR.

–> AMBTELIJKE VAARDIGHEID 4:
Denk win-win. Denk continu hoe alle partijen er beter van kunnen worden.

5 Alle beslissingen worden beïnvloed door de politiek
Een recent voorbeeld is de bezuinigingen. In vele organisatie is, bij de politiek, afgesproken dat elke afdeling moet korten. U, als ambtenaar, heeft daar mee te maken (ook als u niet wilt).

Daarnaast zijn er voldoende voorbeelden van ambtelijke bedrijfsculturen, die gevoed worden door de hoogste ambtenaar of dominantste politicus.

politiek beslist

Politiek beslist (uiteindelijk) de cultuur in de organisatie.. ..en ze nemen de besluien

–> AMBTELIJKE VAARDIGHEID 5:
Kies nooit een kant. Baseer elke situatie opnieuw (inhoudelijk) en ga daarbij vooral niet op de stoel van de politiek zitten. Politiek is een vak apart. Zie ook de blog ‘de 10 belangrijkste lessen voor een politicus

6 Er zijn interne netwerken binnen de overheid, die invloed hebben op het krachtenveld. Hier kom je moeilijk tussen.
Besef dat ambtenaren elkaar buiten werktijd kunnen treffen. Ze zitten samen op dezelfde hockeyclub, wonen in hetzelfde dorp, zijn fan van dezelfde voetbalclub, zijn familieleden, hebben gezamenlijke vrienden e.d.

Kijk nu eens naar uw eigen leidinggevende / politicus. Met welke personen kan hij/zij goed door één deur. Zijn het louter collega’s van elkaar?

Beinvloeding

Ons kent ons. Zo kent een ambtenaar meerdere collega’s in de organisatie (buiten de formele lijnen om)

–> AMBTELIJKE VAARIGHEID 6:
Focus op de ‘circle of influence‘. Kijk op LinkedIn en zoek op uw organisatie. Hoeveel eerstegraads connecties heeft u? En tweedegraads?

7 Politiek draait om relaties.
In aanvulling op punt 6: alles draait om relaties. Ons-kent-ons, want uiteindelijk zijn er meerderheden nodig om stappen te kunnen zetten.

Door een prettige relatie met uw collega’s wordt de werksfeer prettig(er). Begin met het hebben van interesse in de ander en vraag eens om hulp. Mensen helpen graag.

‘Het is gelukkiger te geven dan te ontvangen’
Bijbel

–> AMBTELIJKE VAARIGHEID 7:
Word nooit meteen te persoonlijk. Laat andere collega’s uw persoonlijkheid zelf ontdekken en bouw gezamenlijk een relatie op. Deze relaties zijn robuuster.

Resumerend:
Er zit een verschil tussen hetgeen gezegd wordt en hetgeen gehoord wordt. Een luchtige afsluiting in de vorm van een woordenboek voor politici:

de-taal-van-de-politiek

Woordenboek voor politici

Martijn Hulsen
(Initiatiefnemer TIP-burgerpanel)