Beleidsmonitoring en de uiteindelijke beleidsevaluatie zijn van cruciaal belang voor de invoering van succesvol beleid. Het zijn twee separate processen die als één geheel kunnen worden gezien daar er een duidelijk samenhang en overlapping is tussen beide.

Het monitoren en de evaluatie zijn de processen die opgang komen nadat het nieuwe beleid is ingevoerd, en kunnen gezien worden als de laatste stap in de beleidscyclus.

De beleidscyclus

De gehele beleidscyclus bestaat uit vier duidelijk ingekaderde processen die allen het doel hebben het nieuwe beleid op de kaart te zetten, te wegen en onderzoeken, invoeren en begeleiden.

De eerste stap binnen de beleidscyclus is de agendavorming ook wel planvorming genoemd. Deze stap wordt gevolgd door de besluitvorming waarin het nieuwe beleid onderzocht en handen en voeten krijgt. Hierop volgt de beleidsuitvoering, het uiteindelijk activeren van het beleid, en als laatste stap de beleidsmonitoring en de beleidsevaluatie.

beleidscyclus gemeente
Beleidscyclus gemeente: monitor de voortgang bij de burgers

Beleidsmonitoring

Nadat het nieuwe beleid eindelijk het licht heeft gezien, dit is vaak al een proces dat pas opgang komt na vele jaren van afwegen en onderzoeken, is het eindelijk zo ver.

Het beleid is ingevoerd. Maar wat nu?

Als we het nieuwe beleid zijn beloop zouden laten, dan gaat het al vaak na een korte periode spaak. Het is dus zaak om bij de invoering van nieuw beleid direct het proces van het monitoren van het beleid in goede banen te leiden.

Het is erg belangrijk dat er in een vroegtijdig stadium tijdens de beleidsplanning al rekening mee wordt gehouden, en budgetten worden vrijgemaakt en gereserveerd voor het monitoren van het beleid. Het falen van deze stap, kan leiden dat het nieuwe beleid ontspoort, met alle gevolgen van dien.

Goed monitoren is dus noodzaak.

Tijdens het monitoren van nieuw beleid kan er ook nog her en der bijgeschaafd worden. Zo kan het zijn dat niet voldoende informatie verstrekt is ten aanzien van het nieuwe beleid. Of komt men er achter dat er meer scholing of opleiding voorhanden moet zijn voor de uitvoerende instanties of ambtenaren.

Vaak wordt er te lichtzinnig gedacht over de invoering van nieuw beleid, en dat het zijn beloop wel zal hebben. Echter, je hoeft de krant maar open te slaan m te zien dat regelmatig nieuw beleid danig misgaat, en alle onderzoeken en het gehele voortraject voor niets is geweest.

Degelijk onderzoek, is dus van belang, ook gedurende de fase van het monitoren van het beleid.

Beleidskosten

De beleidskosten zijn van te voren geraamd, en dergelijke ramingen kunnen nogal eens overschreden worden.

De factoren die aan deze overschrijdingen ten grondslag liggen zijn legio. Zo zou je kunnen denken aan de materiaalkosten die duurder zijn geworden, of het aantal te maken uren wordt fors overschreden, of wat te denken van een factor die niet van te voren voorzien was doordat grondig onderzoek ontbrak aangaande deze factor.

Uiteraard wordt er bij een raming altijd -lees meestal- gewerkt met een risicofactor, zodat er nog wat ruimte is.

Echter, nieuw beleid kost geld, vaak veel geld, en het vooruitzien van de totale kosten is vaak ingewikkeld. Intern ter verantwoording van de gemeenteraad, maar ook extern richting de buitenwereld (burgers). Alleen daarom is het belangrijk dat beide actoren continu mee participeren in het beleidsproces. Zij vormen het eerste en laatste hoofdstuk van de beleidsnota.

Beleidstijdslimieten

Net zoals bij de kosten, worden er ramingen gemaakt voor bepaalde fases binnen het nieuwe beleid, zodat deze binnen bepaalde tijdslimieten uitgevoerd kunnen worden. Ook deze ramingen zijn onderhavig aan uitdagingen.

Het goed monitoren vanaf het begin, geeft een duidelijk beeld of men op het juiste tijdsschema zit. Een zogenaamde Gantt-kaart geeft een duidelijk plaatje van welke stap, op welk moment ingevoerd dient te worden, hoe deze overlappen, zo kunnen ook tijdslimieten netjes binnen de planning gehouden worden.

Beleidsevaluatie

Het is zaak om tijdens de monitoring – het vergaren van de data – ook regelmatig te evalueren waar we precies staan bij de invoering. In de bouwwereld spreekt men over “meten is weten” en zo zou dat ook bij de invoering van nieuw beleid moeten zijn.

Alles is meetbaar te maken, en diverse fases kunnen een rapportcijfer én aanbeveling (TiP-panel) verdienen, zodat men de progressie in het geheel goed kan blijven volgen. Bij de invoering van nieuw beleid is het echt niet voldoende om na een jaar eens te gaan bekijken wat er nu van terecht is gekomen.

De beleidsevaluatie is een proces dat het succes van het beleid meet. En eventueel bijstuurt waar nodig. Dit zou eventueel tot nieuw beleidsonderzoek kunnen leiden, om vroegtijdig bij te sturen als dat nodig mocht zijn.

Tijdens de evaluatie is het van belang om niet alleen naar het eigen beleid te kijken, maar ook naar voorbeelden die in de agenda- en planningsfase zijn gebruikt, om te zien hoe deze er nu bij staan.

Zeker met de EU in de rug, hebben we voldoende voorbeelden vanuit het buitenland, daar is veel van te leren. Dus om deze kennis ook te gebruiken tijdens de evaluatiecyclus is een verstandige zet.

Nieuw beleid is nooit af, de beleidsmonitoring & beleidsevaluatie, en uitstekende methodes om het nieuwe beleid in goede banen te leiden en op de rails te houden.

Neem in alle stadia de burgers, gemeenteraad, mee in de besluitvorming. Dat is één van de kritische succesfactoren van het slagen van het beleidsproject.

Verschillende gemeenten maken daarbij gebruik van burgerraadplegingen via een TiP-burgerpanel.