Het opstellen van een vragenlijstje voor het afvalsysteem, de locatie van een jaarlijks terugkerend evenement of een paar vragen over de omgevingswet. Even wat vragen invullen bij de online enquêtesoftware en een linkje van de vragenlijst droppen op alle kanalen van de gemeente.

Het klinkt simpel en dat is het ook, maar waar wordt de data eigenlijk opgeslagen? Verwerkersovereenkomst hier, verwerkersovereenkomst daar. Maar die korte, snelle vragenlijst, waar gaat die data eigenlijk heen?

Check daarom alvorens je overweegt om een vragenlijst uit te sturen waar de data wordt opgeslagen. Het kan goed zijn dat gevoelige informatie over bijvoorbeeld het cultuurbeleid, een toekomstvisie of arbeidsmigranten wordt opgeslagen buiten Nederland. Zo slaat SurveyMonkey de data op in Ierland en communiceert Suvio dat de data wordt opgeslagen ergens in ‘landen binnen de EU’.

Naast de opslag zijn er ook verschillende certificaten die aangeven hoe veilig de dataopslag is. Zo hebben veilige websites een SSL-certificaat en zijn hostingproviders gecertificeerd voor verschillende ISO-normen. Zo is hostingprovider TRUE (de Nederlandse hostingprovider bij wie Toponderzoek de data host) gecertificeerd voor zowel de ISO 27001 als de ISO 9001 norm. Op het gebied van informatiebeveiliging (ISO 27001) is True gecertificeerd voor alle beheerde bedrijfsmiddelen welke de dagelijkse managed hosting dienstverlening vormen. Sinds oktober 2013 beschikt managed hostingprovider True over de NEN 7510-certificering. Met deze beide certificeringen voldoen ze aan de hoogste standaarden als het gaat om informatiebeveiliging.

Check dus altijd even of de hostingspartij wel voldoet aan de veiligheidsnormen en zoek uit waar je data eigenlijk naar toe gaat.